春、新しい仲間を迎える季節となりました。 近年、スマートフォンやタブレットの普及により、SNSやLINEなどには非常に慣れている一方で、「メール操作には自信がない」という新入社員が増えていると言われています。
そこで今回は、新入社員の方はもちろん、既存社員の皆様も今一度確認しておきたい、「ビジネスメールの基本とセキュリティ対策」をご紹介します。
TO・CC・BCCの使い分けできていますか？
メールの宛先の使い方は、マナーと情報セキュリティの両方に関わる重要なポイントです。
≪TO・CC・BCCの違い≫
TO：メインの宛先。返信や対応を求める相手に使用。
CC：参考として内容を共有したい相手(上司など)に使用。他の受信者にアドレスが表示される。
BCC：CCと同じく共有だが、他の受信者にアドレスが表示されない。
≪BCCは個人情報保護の観点から重要です！≫
複数の顧客や社外の方に一斉送信する場合、うっかりCCに入れてしまうと、全員のメールアドレスが筒抜けになってしまいます。これは個人情報の漏洩に当たる可能性があり、信頼を大きく損ねる事故です。
≪誤送信を防ぐための習慣≫
・送信前に宛先・件名・本文・添付ファイルの最終確認を必ず行う。
・一斉配信の際はBCCを使うことをルール化する。
・自動補完で意図しない相手が入っていないか必ずチェックする。
フィッシングメールにご注意を！AIで”偽物”が見破りにくくなっています
最近、特に気をつけていただきたいのがフィッシングメールです。
以前は「日本語がおかしい」「文章が不自然」といった特徴で見抜けることも多かったのですが、生成AIの普及により、自然で流暢な日本語を使った巧妙な偽メールが急増しています。大手銀行、宅配業者、あるいは社内の上司を装ったものまで、一見しただけでは本物と区別がつかないケースも出てきました。
特に最近多いのは上司や社長からの社内メールを装った、LINEグループやTeamsの会議リンクを緊急で作成してといった以下のようなフィッシングメールです。
≪サンプル≫(実際に弊社に届いたフィッシングメールです！)
【依頼内容】
業務用のLINEグループを新規作成してください。 グループ名は「広瀬（税理士法人）」としてください。
作成完了後、グループのQRコードを生成し、本メールへご返信ください。
私はそのQRコードを使ってグループに参加し、その後、関連する業務の手配を進めさせていただきます。
【期限】 連絡を受けたら、すぐに実行してください。
廣瀬 翼
**************************************************************************
≪指示に従うと・・・≫
LINEグループを作成しQRコードを返信すると、LINEグループ上で「取引先への支払い」などを理由に口座情報の共有や振り込みを求められます。
≪対策≫
・少しでも怪しいと感じたら、社内の情報システム担当または上長にすぐに報告する。
・対面や電話にて本人に直接確認する。
最後に
今回ご紹介した内容は、「そんなこと当たり前じゃないか」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。でも、社会人として長く働いていると「当たり前」になっていることが、新入社員の方にとってはまだ「知らなかったこと」である場合が多くあります。
逆に言えば、新入社員の方が「これって普通じゃないの？」と思っていたことが、実はセキュリティ上のリスクだった、ということも起こり得ます。
大切なのは経験年数に関係なくお互いに教え合い、気づいたことを声に出せる職場の雰囲気です。「知らなかった」は恥ずかしいことではありません。知らないまま放置してしまうことの方がよっぽど危険です。
ベテランの方は、ぜひ周囲の方へのちょっとした声かけを！
新入社員の方は、わからないことを遠慮なく質問することを！
全員で意識を高め合うことが、会社全体を守ることにつながります。
